IT fiasko v Birminghamu. A největší radnice Evropy je na pokraji krachu
foto: Pixabay/Ilustrační foto – birminghamský kanál
Účetní systém pro birminghamskou radnici vyjde místo 560 milionů korun na pět miliard. Měl fungovat v roce 2021, ale po sedmi letech není hotový a městu hrozí bankrot.
Když radní v Birminghamu odsouhlasili náhradu stávajícího účetního systému za řešení Oracle Fusion, vyčlenili na projekt 20 milionů liber a podepsali smlouvu, podle níž měl být nový systém funkční do konce roku 2021. Pak termín posunuli o zanedbatelných pár měsíců a rozpočet navýšili na – optikou následného vývoje také zanedbatelný – dvojnásobek. Aktuální výhled je takový, že systém by měl fungovat v dubnu příštího roku a odhadované náklady budou 170 milionů liber, tedy 4,7 miliardy korun. Toto navýšení nemají na svědomí jenom přímé platby: město totiž muselo paralelně udržovat i starý systém, což dále celkové náklady dále navyšovalo.
Město mezitím v podstatě zbankrotovalo a nad vodou ho drží prodeje nemovitostí a dalších aktiv. Přišlo tak například o městskou farmu a hasičskou zbrojnici. Pro úplnost: vedle likvidačního navýšení nákladů na implementaci nového účetního systému pustil městskému rozpočtu žilou také prohraný soudní spor ohledně platové diskriminace žen. Město v roce 2023 tvrdilo, že potenciální závazky z tohoto sporu mohou přesáhnout v přepočtu dvacet miliard korun. Mezitím se však radnice dohodla s odbory na mimosoudním vyrovnání; kolik zaplatí, to zatím není jasné, ale podle odhadů to bude podstatně méně.
Psali jsme
Stát připravil nový návrh digitalizace stavebního řízení. Po prvním neúspěšném pokusu se nyní na vývoji systému podílí úředníci, projektanti…
Nezvládnutý projekt
Na první pohled může být překvapující, že Birmingham, město menší než Praha, je označováno za „největší samosprávu“ či za město s největší radnicí v Evropě. Je to tím, že Birmingham centrálně zajišťuje agendy jako školství, sociální služby, správu nemovitostí, kanalizace, územní plánování a podobně – a to na všech úrovních, i pro jednotlivé městské části. To je unikátní, protože větší města mají tyto agendy vyčleněné do samostatných organizací – pokud je dokonce nedelegují na městské části. Není to tedy počet obyvatel, ale struktura správy, která dělá Birmingham „největším“ z pohledu rozpočtů, zaměstnanců a složitosti provozu.
S velikostí a rozsahem agend souvisí i složitost informačního systému, který se Birmingham rozhodl pořídit. Namísto upgrade systému SAP změnili radní dodavatele – a nastaly problémy. Detailní průběžnou analýzu poskytl audit, který si město, tváří v tvář hrozivému zpoždění a dramatickému nárůstu nákladů, nechalo vypracovat. A na finální analýzu si radní budou muset počkat. Už teď je však jasné, co byly hlavní příčiny fiaska. Je dobře si je zrekapitulovat, protože zdaleka nejsou unikátní: do nějaké míry se objevují v každém IT projektu – to jenom v Birminghamu byly zesíleny extrémní složitostí prostředí.
Hlavní příčiny IT fiaska
Hlavní chybou bylo přílišné přizpůsobení systému místním procesům. Oracle doporučoval postupovat podle principu „adopt, not adapt“, tedy adoptovat postupy práce tak, jak je systém podporuje. To samozřejmě předpokládá měnit způsob, jak lidé pracují – a je to v podobných projektech největší kámen úrazu. Lidé zodpovědní za jednotlivé agendy si začali prosazovat výjimky, ty se šířily jako mor – a výsledkem byla záplava změn, s nimiž původní projekt, včetně vyčleněného rozpočtu, nepočítal. Ti, kdo odpovídali, ale Birmingham se snažil co nejvíc starých postupů převést do nového systému. To vedlo k obrovské složitosti a k situaci, kdy systém nebylo možné otestovat a spustit včas.
Dalším problémem byla nedostatečná kompetence samotného úřadu. Audit upozornil, že radnice nebyla „inteligentním zákazníkem“ – chyběli lidé schopní kontrolovat práci dodavatelů, odhadovat rizika a nastavovat realistické harmonogramy. Došlo také k podcenění testování a migrace dat. Důsledkem byly chyby – například že například bankovní výpisy se nedaly spárovat a úředníci si museli vést paralelní excelové tabulky.
Plánované úspory jsou v nedohlednu
Následky IT fiaska s implementací nového systému se rychle přenesly do reálného života. Úřad přestal mít spolehlivý přehled o příjmech a výdajích, takže nemohl realizovat plánované škrty a úspory, s nimiž se původně počítalo – a přitom právě tyto očekávané úspory byly klíčovým argumentem pro schválení projektu. Birmingham se tak přidal k organizacím, které nejen, že nedokázaly realizovat efekty velkého IT projektu, ale naopak nechaly náklady na něj, a také jeho zpoždění, nekontrolovaně růst. IT fiasko se přidalo k dalším faktorům a největší radnice v Evropě se pohybuje blízko bankrotu.